Privacy Notice — CROSS, Advocates & Solicitors

Privacy Statement and PDPA Notice

CROSS, Advocates and Solicitors

1. Who we are

This Privacy Statement and notice (“Notice”) is issued under the Personal Data Protection Act 2010 [Act 709], as amended (“PDPA”), by CROSS, Advocates and Solicitors, (“CROSS”, “the Firm”, “we”, “us” or “our”). The Firm is the data controller of the personal data described in this Notice.

The terms “personal data”, “sensitive personal data” and “processing” have the meanings given in the PDPA.

2. Who this Notice applies to

This Notice applies to individuals whose personal data we process, including our clients and prospective clients (and their directors, officers, employees and representatives), individuals connected to a client’s matter (such as guarantors, beneficiaries, shareholders, witnesses and counterparties), visitors to our website, persons who subscribe to our publications or attend our events, referrers, service providers, and job applicants.

3. Personal data we process

Depending on your dealings with us, the personal data we process may include:

identity and contact details: name, NRIC number, passport number, nationality, date of birth, gender, address, telephone number, e-mail address;
professional and corporate details: occupation, designation, employer or company name, directorships and shareholdings;
financial details: bank account details, payment records, source of funds and source of wealth information (for example where we are required to verify identity or conduct due diligence);
family details, where relevant to your matter (for example in family, probate or property transactions);
information contained in documents, instructions, correspondences and e-mails you or others provide to us in connection with a matter;
records of our dealings with you: file notes, billing records, conflict-check records, complaints and feedback;
technical information when you use our website: IP address, browser type, device information and cookie data (see paragraph 16); and
any other information you choose to give us.

4. How we collect your personal data

We collect personal data from you directly, from your representatives or employer, from the documents and correspondence you provide, from our communications with you (including e-mail, telephone and our website), from other parties and their advisers involved in your matter, and from public registers and official sources (such as company, land and court records) where this is relevant to the legal services we provide.

5. Purposes of processing

We process personal data for the following purposes (“Purposes”):

providing legal services and advice to you or your employer, and all matters connected with them, including acting in proceedings, negotiations and transactions;
verifying identity, conducting conflict checks and client due diligence, and complying with anti-money laundering, counter-terrorism financing and other legal and regulatory obligations that apply to us;
dealing with the courts, tribunals, regulators, government agencies and other parties and their advisers in your matter;
billing, collecting fees, accounting, tax and audit;
managing our professional indemnity insurance and obtaining professional advice for the Firm;
record keeping, file management and information security;
handling enquiries, feedback and complaints, and responding to requests from you;
complying with the requirements of the Legal Profession Act 1976, the Malaysian Bar and Bar Council, and any other law, court order or lawful request by an authority;
establishing, exercising or defending legal rights, and the administration of justice;
recruitment, where you apply for a position with us; and
any purpose directly related to the above.

6. Sensitive personal data

In some matters we may need to process sensitive personal data, such as information about physical or mental health, religious or other beliefs, political opinions, the commission or alleged commission of an offence, or biometric data. We process sensitive personal data only where you have given us explicit consent, or where the PDPA otherwise permits (for example, where it is necessary for legal proceedings, for obtaining legal advice, or for establishing, exercising or defending legal rights). If we need your explicit consent, we will ask for it separately.

7. Disclosure of your personal data

We may disclose your personal data, where necessary for the Purposes, to the following classes of third parties:

courts, tribunals, arbitral bodies and mediators;
other parties to your matter and their advisers, including opposing advocates and solicitors;
regulatory, governmental and statutory bodies, including the Malaysian Bar and Bar Council, the Companies Commission of Malaysia, the Inland Revenue Board, land and other registries, the police and law enforcement agencies;
banks, financial institutions and payment service providers;
other advocates and solicitors, counsel, experts, agents, translators, valuers, surveyors, accountants, auditors, tax advisers, trustees and other professionals engaged for your matter;
our professional indemnity insurers, brokers and professional advisers;
IT, cloud hosting, e-mail, document management, communications, printing, storage and other service providers who process data on our behalf;
any person you authorize us to disclose to, or to whom we are required to disclose by law, regulation or court order; and
any actual or prospective successor, assignee or transferee of the Firm’s practice, where permitted by law and by our professional obligations.

We require our service providers to protect personal data and to use it only for the purposes for which we engaged them. We do not sell personal data.

8. Transfers outside Malaysia

Your personal data may be transferred to, stored or processed in places outside Malaysia, and in other countries where parties, courts or advisers involved in your matter are located. We will transfer personal data outside Malaysia only where the PDPA permits, for example where the destination has a law substantially similar to the PDPA or ensures adequate protection, where you have given explicit consent, or where the transfer is necessary for legal proceedings, for obtaining legal advice, or for establishing, exercising or defending legal rights.

9. Whether providing personal data is obligatory

Providing personal data is voluntary. However, certain information is obligatory for us to act for you, including your identity and contact details, identification documents, information needed for conflict checks and client due diligence, and the instructions and documents needed for your matter. If you do not provide the obligatory information, we may be unable to accept your instructions, to continue acting, or to carry out the Purposes. Information requested for marketing or for optional website features is voluntary, and we will indicate which website form fields are optional.

10. Your choices and how to limit our processing

You may:

limit the use of your personal data for purposes that are not required by law or necessary for your matter, by writing to us at the contact details in paragraph 17 (we will tell you if limiting the processing means we can no longer act for you);
withdraw any consent you have given, by written notice to us, subject to legal and contractual restrictions and to our professional and legal obligations to keep records. Withdrawal does not affect processing already carried out; and
ask us not to process your personal data in a manner that is likely to cause you unwarranted substantial damage or distress, as provided in the PDPA.

You may exercise these choices in English or Bahasa Malaysia.

11. Your rights of access, correction and portability

You may request access to the personal data we hold about you and ask us to correct it if it is inaccurate, incomplete, misleading or out of date. Where applicable and technically feasible, you may also ask us to transmit certain personal data to another data controller of your choice (data portability).

To make a request, write to our contact person in paragraph 17, giving enough detail for us to identify you and your request. We may require proof of identity. We may charge the prescribed fee for processing a request. We may refuse a request in the circumstances permitted by the PDPA, including where complying would disclose information that is subject to legal privilege or professional confidentiality, would disclose another person’s personal data, or would prejudice legal proceedings. If we refuse, we will tell you and give our reasons.

12. Personal data of other people that you give us

If you give us personal data about another person (for example a director, family member, employee, witness or counterparty), you must make sure that the information is accurate and that you are entitled to provide it to us for the Purposes. Where appropriate, we may ask you to help us inform those persons of this Notice. We may also process personal data of such persons without their consent where the PDPA permits, for example for legal proceedings, the administration of justice or compliance with legal obligations.

13. Confidentiality and legal privilege

Our duties of confidentiality to clients and the protection of legal professional privilege continue to apply. Nothing in this Notice limits or waives them.

14. Retention of personal data

We keep personal data only for as long as necessary for the Purposes. As a general rule, client files and related records are retained even after the file is closed, or for any period required by law, regulatory requirements, limitation periods or ongoing or anticipated proceedings. Personal data that is no longer needed is securely deleted, destroyed or anonymized.

15. Security and personal data breaches

We take practical steps to protect personal data from loss, misuse, unauthorized access, modification, disclosure and destruction, including access controls, password and authentication requirements, secure storage of physical files, and obligations of confidentiality on our partners and staff. We also require our service providers to protect the data they handle for us.

No method of transmission over the internet or electronic storage is completely secure. If a personal data breach occurs that meets the thresholds in the PDPA and the Commissioner’s guidelines, we will notify the Commissioner and affected individuals as required.

You are responsible for keeping the personal data you give us accurate, complete and up to date, and for telling us of changes.

16. Our website

Information you submit. If you contact us through our website or by e-mail, subscribe to our publications or respond to an event invitation, we collect the information you give us (such as your name, company, e-mail address and telephone number) and use it for the purposes for which you gave it. Required fields will be marked, and other fields are optional.
Server logs and cookies. Our website may automatically receive technical information such as your IP address, browser type, pages visited and cookie data. We use this to operate, secure and improve the website. You may set your browser to refuse cookies, but parts of the website may not work properly.
Other websites. Our website may link to other websites. This Notice does not apply to them, and we are not responsible for their privacy practices.
Website content. Our website provides general information only. It is not legal advice, and sending us a message through the website does not create a lawyer-client relationship.

17. Contact details, complaints and data protection officer

For requests for access or correction, to exercise your choices, or for enquiries or complaints about your personal data, please contact:

Contact person:
General Manager, CROSS, Advocates and Solicitors
Telephone: +603-3323 2343
E-mail: legal@crossadvocatesandsolicitors.com

18. Changes to this Notice

We may update this Notice from time to time. The latest version will be published on our website with its date and version number. Where the changes are significant, we will take reasonable steps to bring them to your attention.

19. Language

This Notice is issued in English and Bahasa Malaysia as required by the PDPA. If there is any inconsistency between the two versions, the English version prevails.

English Bahasa Malaysia

Kenyataan Privasi dan Notis APDP

CROSS, Advocates and Solicitors

1. Siapa kami

Kenyataan Privasi dan notis ini (“Notis”) dikeluarkan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 [Akta 709], sebagaimana yang dipinda (“APDP”), oleh CROSS, Advocates and Solicitors (“CROSS”, “Firma”, “kami” atau “milik kami”). Firma ialah pengawal data bagi data peribadi yang dinyatakan dalam Notis ini.

Terma “data peribadi”, “data peribadi sensitif” dan “pemprosesan” mempunyai maksud seperti yang ditakrifkan dalam APDP.

2. Kepada siapa Notis ini terpakai

Notis ini terpakai kepada individu yang data peribadinya diproses oleh kami, termasuk klien dan bakal klien kami (serta pengarah, pegawai, pekerja dan wakil mereka), individu yang berkaitan dengan perkara klien (seperti penjamin, benefisiari, pemegang saham, saksi dan pihak lawan), pelawat laman web kami, mereka yang melanggan penerbitan atau menghadiri acara kami, perujuk, pembekal perkhidmatan dan pemohon pekerjaan.

3. Data peribadi yang kami proses

Bergantung pada urusan anda dengan kami, data peribadi yang kami proses mungkin termasuk:

butiran identiti dan hubungan: nama, nombor kad pengenalan, nombor pasport, kewarganegaraan, tarikh lahir, jantina, alamat, nombor telefon, alamat e-mel;
butiran profesional dan korporat: pekerjaan, jawatan, nama majikan atau syarikat, jawatan pengarah dan pegangan saham;
butiran kewangan: butiran akaun bank, rekod pembayaran, maklumat sumber dana dan sumber kekayaan (contohnya apabila kami dikehendaki mengesahkan identiti atau menjalankan usaha wajar);
butiran keluarga, jika berkaitan dengan perkara anda (contohnya dalam perkara keluarga, probet atau urus niaga hartanah);
maklumat yang terkandung dalam dokumen, arahan, surat-menyurat dan e-mel yang anda atau pihak lain berikan kepada kami berkaitan dengan sesuatu perkara;
rekod urusan kami dengan anda: nota fail, rekod bil, rekod semakan percanggahan kepentingan, aduan dan maklum balas;
maklumat teknikal apabila anda menggunakan laman web kami: alamat IP, jenis pelayar, maklumat peranti dan data kuki (lihat perenggan 16); dan
apa-apa maklumat lain yang anda pilih untuk berikan kepada kami.

4. Cara kami mengumpul data peribadi anda

Kami mengumpul data peribadi daripada anda secara langsung, daripada wakil atau majikan anda, daripada dokumen dan surat-menyurat yang anda berikan, daripada komunikasi kami dengan anda (termasuk e-mel, telefon dan laman web kami), daripada pihak lain dan penasihat mereka yang terlibat dalam perkara anda, dan daripada daftar awam dan sumber rasmi (seperti rekod syarikat, tanah dan mahkamah) jika berkaitan dengan perkhidmatan guaman yang kami berikan.

5. Tujuan pemprosesan

Kami memproses data peribadi untuk tujuan berikut (“Tujuan-Tujuan”):

memberikan perkhidmatan dan nasihat guaman kepada anda atau majikan anda, dan semua perkara yang berkaitan dengannya, termasuk bertindak dalam prosiding, rundingan dan urus niaga;
mengesahkan identiti, menjalankan semakan percanggahan kepentingan dan usaha wajar klien, serta mematuhi obligasi anti-pengubahan wang haram, pencegahan pembiayaan keganasan dan obligasi undang-undang dan kawal selia lain yang terpakai kepada kami;
berurusan dengan mahkamah, tribunal, pihak berkuasa kawal selia, agensi kerajaan dan pihak lain serta penasihat mereka dalam perkara anda;
pengebilan, kutipan fi, perakaunan, cukai dan audit;
menguruskan insurans indemniti profesional kami dan mendapatkan nasihat profesional bagi Firma;
penyimpanan rekod, pengurusan fail dan keselamatan maklumat;
mengendalikan pertanyaan, maklum balas dan aduan, serta menjawab permintaan daripada anda;
mematuhi keperluan Akta Profesion Undang-Undang 1976, Badan Peguam Malaysia dan Majlis Peguam, serta apa-apa undang-undang, perintah mahkamah atau permintaan sah oleh pihak berkuasa;
mewujudkan, melaksanakan atau mempertahankan hak undang-undang, dan pentadbiran keadilan;
pengambilan pekerja, jika anda memohon jawatan dengan kami; dan
apa-apa tujuan yang berkaitan secara langsung dengan perkara di atas.

6. Data peribadi sensitif

Dalam sesetengah perkara, kami mungkin perlu memproses data peribadi sensitif, seperti maklumat mengenai kesihatan fizikal atau mental, kepercayaan agama atau kepercayaan lain, pendapat politik, pelakuan atau dakwaan pelakuan sesuatu kesalahan, atau data biometrik. Kami memproses data peribadi sensitif hanya jika anda telah memberikan persetujuan nyata, atau jika APDP membenarkan sebaliknya (contohnya, jika ia perlu bagi prosiding undang-undang, bagi mendapatkan nasihat guaman, atau bagi mewujudkan, melaksanakan atau mempertahankan hak undang-undang). Jika kami memerlukan persetujuan nyata anda, kami akan memohonnya secara berasingan.

7. Pendedahan data peribadi anda

Kami boleh mendedahkan data peribadi anda, jika perlu bagi Tujuan-Tujuan, kepada golongan pihak ketiga berikut:

mahkamah, tribunal, badan timbang tara dan pengantara;
pihak lain dalam perkara anda dan penasihat mereka, termasuk peguam bela dan peguam cara pihak lawan;
badan kawal selia, kerajaan dan berkanun, termasuk Badan Peguam Malaysia dan Majlis Peguam, Suruhanjaya Syarikat Malaysia, Lembaga Hasil Dalam Negeri, pejabat tanah dan pendaftaran lain, polis dan agensi penguatkuasaan undang-undang;
bank, institusi kewangan dan penyedia perkhidmatan pembayaran;
peguam cara lain, peguam bela (counsel), pakar, ejen, penterjemah, penilai, juruukur, akauntan, juruaudit, penasihat cukai, pemegang amanah dan profesional lain yang dilantik bagi perkara anda;
penanggung insurans indemniti profesional kami, broker dan penasihat profesional kami;
pembekal perkhidmatan IT, pengehosan awan, e-mel, pengurusan dokumen, komunikasi, percetakan, penyimpanan dan pembekal perkhidmatan lain yang memproses data bagi pihak kami;
mana-mana orang yang anda benarkan kami mendedahkan kepadanya, atau yang kepadanya kami dikehendaki mendedahkan oleh undang-undang, peraturan atau perintah mahkamah; dan
mana-mana pengganti, penerima serah hak atau pemindahmilik sebenar atau bakal pengganti amalan Firma, jika dibenarkan oleh undang-undang dan obligasi profesional kami.

Kami menghendaki pembekal perkhidmatan kami melindungi data peribadi dan menggunakannya hanya bagi tujuan mereka dilantik. Kami tidak menjual data peribadi.

8. Pemindahan ke luar Malaysia

Data peribadi anda mungkin dipindahkan ke, disimpan atau diproses di tempat di luar Malaysia, dan di negara lain tempat pihak, mahkamah atau penasihat yang terlibat dalam perkara anda berada. Kami akan memindahkan data peribadi ke luar Malaysia hanya jika dibenarkan oleh APDP, contohnya jika destinasi mempunyai undang-undang yang substansialnya serupa dengan APDP atau memastikan perlindungan yang mencukupi, jika anda telah memberikan persetujuan nyata, atau jika pemindahan itu perlu bagi prosiding undang-undang, bagi mendapatkan nasihat guaman, atau bagi mewujudkan, melaksanakan atau mempertahankan hak undang-undang.

9. Sama ada pemberian data peribadi adalah wajib

Pemberian data peribadi adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, maklumat tertentu adalah wajib bagi membolehkan kami bertindak untuk anda, termasuk identiti dan butiran hubungan anda, dokumen pengenalan, maklumat yang diperlukan untuk semakan percanggahan kepentingan dan usaha wajar klien, serta arahan dan dokumen yang diperlukan bagi perkara anda. Jika anda tidak memberikan maklumat wajib itu, kami mungkin tidak dapat menerima arahan anda, terus bertindak, atau melaksanakan Tujuan-Tujuan. Maklumat yang diminta untuk pemasaran atau ciri laman web pilihan adalah secara sukarela, dan kami akan menandakan medan borang laman web yang bersifat pilihan.

10. Pilihan anda dan cara menghadkan pemprosesan oleh kami

Anda boleh:

menghadkan penggunaan data peribadi anda bagi tujuan yang tidak dikehendaki oleh undang-undang atau tidak perlu bagi perkara anda, dengan menulis kepada kami menggunakan butiran hubungan dalam perenggan 17 (kami akan memaklumkan anda jika penghadan pemprosesan bermakna kami tidak lagi dapat bertindak untuk anda);
menarik balik apa-apa persetujuan yang telah anda berikan, melalui notis bertulis kepada kami, tertakluk kepada sekatan undang-undang dan kontrak serta obligasi profesional dan undang-undang kami untuk menyimpan rekod. Penarikan balik tidak menjejaskan pemprosesan yang telah dijalankan; dan
meminta kami supaya tidak memproses data peribadi anda dengan cara yang berkemungkinan menyebabkan anda mengalami kerosakan atau kesusahan yang besar dan tidak wajar, sebagaimana yang diperuntukkan dalam APDP.

Anda boleh melaksanakan pilihan ini dalam Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris.

11. Hak anda untuk akses, pembetulan dan kebolehpindahan

Anda boleh memohon akses kepada data peribadi anda yang kami simpan dan meminta kami membetulkannya jika ia tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini. Jika berkenaan dan boleh dilaksanakan dari segi teknikal, anda juga boleh meminta kami menghantar data peribadi tertentu kepada pengawal data lain pilihan anda (kebolehpindahan data).

Untuk membuat permohonan, sila tulis kepada orang yang boleh dihubungi dalam perenggan 17, dengan memberikan butiran yang mencukupi bagi membolehkan kami mengenal pasti anda dan permohonan anda. Kami mungkin memerlukan bukti identiti. Kami boleh mengenakan fi yang ditetapkan bagi memproses permohonan. Kami boleh menolak permohonan dalam keadaan yang dibenarkan oleh APDP, termasuk jika pematuhan akan mendedahkan maklumat yang tertakluk kepada keistimewaan guaman atau kerahsiaan profesional, akan mendedahkan data peribadi orang lain, atau akan menjejaskan prosiding undang-undang. Jika kami menolak, kami akan memaklumkan anda dan memberikan alasan kami.

12. Data peribadi orang lain yang anda berikan kepada kami

Jika anda memberikan data peribadi mengenai orang lain (contohnya pengarah, ahli keluarga, pekerja, saksi atau pihak lawan), anda mesti memastikan maklumat itu tepat dan anda berhak memberikannya kepada kami bagi Tujuan-Tujuan. Jika sesuai, kami mungkin meminta bantuan anda untuk memaklumkan Notis ini kepada mereka. Kami juga boleh memproses data peribadi orang tersebut tanpa persetujuan mereka jika dibenarkan oleh APDP, contohnya bagi prosiding undang-undang, pentadbiran keadilan atau pematuhan obligasi undang-undang.

13. Kerahsiaan dan keistimewaan guaman

Kewajipan kerahsiaan kami kepada klien dan perlindungan keistimewaan profesional guaman terus terpakai. Tiada apa-apa dalam Notis ini yang menghadkan atau melepaskannya.

14. Penyimpanan data peribadi

Kami menyimpan data peribadi hanya selama mana yang perlu bagi Tujuan-Tujuan. Sebagai peraturan am, fail klien dan rekod berkaitan disimpan walaupun selepas fail ditutup, atau bagi apa-apa tempoh yang dikehendaki oleh undang-undang, keperluan kawal selia, tempoh had masa atau prosiding yang sedang berjalan atau dijangka. Data peribadi yang tidak lagi diperlukan dipadamkan, dimusnahkan atau dijadikan tanpa nama dengan selamat.

15. Keselamatan dan pelanggaran data peribadi

Kami mengambil langkah praktikal untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, penyalahgunaan, akses tanpa kebenaran, pengubahsuaian, pendedahan dan pemusnahan, termasuk kawalan akses, keperluan kata laluan dan pengesahan, penyimpanan fail fizikal yang selamat, serta obligasi kerahsiaan ke atas rakan kongsi dan kakitangan kami. Kami juga menghendaki pembekal perkhidmatan kami melindungi data yang mereka kendalikan bagi pihak kami.

Tiada kaedah penghantaran melalui internet atau penyimpanan elektronik yang selamat sepenuhnya. Jika berlaku pelanggaran data peribadi yang memenuhi ambang dalam APDP dan garis panduan Pesuruhjaya, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya dan individu yang terjejas sebagaimana yang dikehendaki.

Anda bertanggungjawab untuk memastikan data peribadi yang anda berikan kepada kami adalah tepat, lengkap dan terkini, serta memaklumkan kami tentang sebarang perubahan.

16. Laman web kami

Maklumat yang anda serahkan. Jika anda menghubungi kami melalui laman web atau e-mel, melanggan penerbitan kami atau menjawab jemputan acara, kami mengumpul maklumat yang anda berikan (seperti nama, syarikat, alamat e-mel dan nombor telefon) dan menggunakannya bagi tujuan anda memberikannya. Medan wajib akan ditandakan, dan medan lain adalah pilihan.
Log pelayan dan kuki. Laman web kami mungkin menerima maklumat teknikal secara automatik seperti alamat IP, jenis pelayar, halaman yang dilawati dan data kuki. Kami menggunakannya untuk mengendalikan, melindungi dan menambah baik laman web. Anda boleh menetapkan pelayar anda untuk menolak kuki, tetapi sebahagian laman web mungkin tidak berfungsi dengan betul.
Laman web lain. Laman web kami mungkin mengandungi pautan ke laman web lain. Notis ini tidak terpakai kepada laman web tersebut, dan kami tidak bertanggungjawab ke atas amalan privasi mereka.
Kandungan laman web. Laman web kami hanya memberikan maklumat am. Ia bukan nasihat guaman, dan penghantaran mesej kepada kami melalui laman web tidak mewujudkan hubungan peguam-klien.

17. Butiran hubungan, aduan dan pegawai perlindungan data

Bagi permohonan akses atau pembetulan, untuk melaksanakan pilihan anda, atau bagi pertanyaan atau aduan berkenaan data peribadi anda, sila hubungi:

Orang yang boleh dihubungi:
Pengurus Besar, CROSS, Advocates and Solicitors
Telefon: +603-3323 2343
E-mel: legal@crossadvocatesandsolicitors.com

18. Perubahan kepada Notis ini

Kami boleh mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa. Versi terkini akan disiarkan di laman web kami bersama tarikh dan nombor versinya. Jika perubahan itu penting, kami akan mengambil langkah munasabah untuk memaklumkan anda.

19. Bahasa

Notis ini dikeluarkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia sebagaimana yang dikehendaki oleh APDP. Jika terdapat sebarang ketidakselarasan antara kedua-dua versi, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.